O que pensar antes de montar escritório?
Conheça o que deve ser levado em consideração ao montar um escritório.
Do que o escritório vai precisar?
Antes de escolher um local e investir em alugueis e estruturas para montar seu escritório, é preciso pensar no espaço que vai precisar. Para isso, leve em conta o número de funcionários que estarão presentes e considere possíveis novas contratações, já que, se alugado um espaço que comporte apenas a equipe inicial, no caso de novas contratações, um novo local será necessário e se for preciso romper o contrato de aluguel atual, uma multa será cobrada.
Tenha em mente o ramo de atividades de seu negócio e como isso pode implicar no uso do espaço e na compra de maquinários. Uma gráfica, por exemplo, deverá ter impressoras de tamanhos consideráveis, além de um estoque para os materiais, prontos ou não. Caso cogite receber clientes e parceiros, uma sala de reuniões e salas de espera devem entrar nos cálculos.
Recebendo ou não a visita de parceiros e clientes, é preciso pensar na localização e estrutura do escritório: uma sala em zona central e próxima a bancos, restaurantes e demais serviços lucra com o fácil acesso e a comodidade da estrutura externa.
É importante lembrar que tanto a localização quanto a identidade visual do escritório podem ser determinantes para que um cliente escolha o seu negócio como prestador de serviços. Portanto, não leve em conta apenas o baixo custo, afinal salas com estruturas mais antigas geralmente necessitam de reformas que pedem um maior investimento e, caso não sejam feitas, o conforto e o visual do escritório podem ficar comprometidos e um cliente em potencial pode decidir por um concorrente com melhor estrutura.
Adicione às suas contas o investimento fixo em materiais de escritório, internet, água e luz. É preciso um planejamento prévio para que não seja surpreendido com valores que não cabem no orçamento da empresa. Caso, feitas as contas, o valor para montar o seu escritório pareça inacessível, considere outras opções que podem sanar suas necessidades.
Algumas alternativas para seu escritório
O investimento em aluguel e estruturas de um novo escritório ultrapassa o orçamento desejado? Considere novas alternativas que diminuem os gastos – sobretudo aqueles que um novo prédio pede.
Home office
Home office nada mais é do que transformar a sua casa em seu escritório. A modalidade surge como uma solução rápida e econômica para o empreendedor que não precisa de muito espaço e não receberá visitas de clientes e fornecedores.
A maior vantagem dessa modalidade, além do conforto de estar no próprio lar e ter suas próprias regras, é não ter de investir em aluguéis e estruturas além do que já foi investido em sua casa. É claro que, se for o caso, reformas podem ser feitas para que a sua casa tenha um espaço mais profissional. A desvantagem do home office é que uma equipe maior pedirá maior espaço, o que pode tornar a modalidade inviável.
Coworking
Caso o home office não supra as necessidades de sua empresa, o coworking pode ser a solução ideal. A ideia do coworking é dividir o espaço, trabalhando em conjunto com profissionais diversificados que, assim como você, querem um escritório para realizar suas atividades, mas não podem, ou não querem, investir em um escritório individual e ainda podem contribuir com diferentes pontos de vista com o seu negócio. Os espaços de coworking, por compartilharem gastos com prédio e estruturas, não exigem investimentos muito altos, já que o aluguel pode ser pago por hora utilizada. Outra vantagem é a facilidade com internet, luz e móveis, uma vez que essas são estruturas oferecidas pelo serviço.
Não esqueça de fazer um check-list com todas as necessidades e investimentos para montar seu escritório. É a partir dessa lista que será possível ter um orçamento real. Com este orçamento, você poderá saber se montar seu escritório é viável ou se terá de optar por outras soluções.
